Esta quinta semana de estágio foi a última semana de estágio na empresa de acolhimento Cimsoft, Tecnologias da Informação Lda. Como esperado nesta última semana terminei a descrição e a introdução da documentação pesquisada na base de dados MediaDoc, terminei a  avaliação critica do software e procedi à realização de alguns testes de recuperação da informação. Para esta última tarefa ficar terminada terei que na próxima quarta feira me deslocar a Cimsoft para a elaboração de mais alguns teste. 

No dia 16 de Junho irei às instalações da instituição de acolhimento para apresentar ao tutor todo o trabalho realizado.

O balanço final de estágio foi para mim positivo visto que consegui desenvolver todas as tarefas.

Aspectos positivos:

- Gostei do trabalho que desenvolvi na empresa.

- Bom ambiente entre todos na empresa.

- Disponibilização de todos os recursos materias necessários.

Aspectos negativos:

- Algum desconhecimento na area da Segurança Alimentar.

Esta 5ª semana foi a última de estágio na CimSoft - Tecnologias de Informação, Lda.
Esta semana baseou-se essencialmente na continuação do relacionamento dos termos do Tesauro a desenvolver, bem como, a edição n.º 0 do mesmo.

No próximo dia 16, deslocar-me-ei às instalações da instituição de acolhimento do estágio, a fim de “apresentar” internamente ao tutor de estágio o trabalho desenvolvido.

Balanço final do estágio:

* Aspectos positivos:

• Contacto com o contexto de trabalho, na área da licenciatura;
• Contacto com vários profissionais na área temática do tesauro e profissionais de Ciências da Informação;
• Desenvolvimento de algumas competências técnicas e pessoais;
• Concretização do plano de estágio proposto.

* Aspectos menos positivos:

• Alteração radical do plano de estágio;
• Dificuldade na área temática do Tesauro;
• Falta de RH apropriados para desenvolver o projecto.

Esta 6ª semana e última do estágio, serviu para consolidar os conhecimentos adquiridos, e corrigir erros eventualmente efectuados. Foi uma semana “stressante”, pois a data de entrega dos relatórios está próxima, e os pensamentos já estão todos concentrados essencialmente no relatório.

Foi uma corrida contra o tempo para concluir o trabalho efectuado no Arquivo Intermédio da Lota, pois não queria de modo algum deixar o trabalho inacabado. Ao todo foram descritos 327 documentos, sendo que a maior parte destes documentos eram constituídos por mais do que um, sendo por isso compostos. O maior documento que descrevi, continha 50 folhas!

Na 5ºfeira, a Dra. Fernanda Gonçalves visitou o Arquivo, e pode constatar o trabalho realizado. Foi ainda verificado os campos da base de dados, e proposto efectuar uma alteração no campo das dimensões dos documentos.

Como previsto no plano de gestão, as actividades terminaram a 6 de Junho, tendo concluído as mesmas propostas para o estágio. No último dia de estágio, a Dra. Teresa Araújo em reunião comigo, verificou o trabalho realizado e concluído, dando-se por encerrado o estágio curricular prático. 

Avaliação da semana:

Aspectos positivos:

• Finalização das actividades propostas em tempo útil
• Visita da Dra. Fernanda Gonçalves ao Arquivo
• Conclusão do estágio na instituição de acolhimento
• Satisfação pessoal pelo trabalho realizado

Aspectos negativos:

• A conclusão do estágio no arquivo, o que implica voltar ao meu trabalho
• A corrida contra o tempo  para efectuar as actividades propostas
• Não poder concretizar outras ideias que penso que seriam úteis para o arquivo, como por exemplo, digitalizar os documentos, para  mais tarde estarem dísponíveis na Internet  para consulta. 

Na 5ª semana de estágio deu-se a continuação e conclusão das entrevistas aos funcionários produtores e receptores de informação. No total foram levadas a cabo trinta e nove entrevistas.

Na próxima semana será efectuado o tratamento estatístico dos dados e será formulado as respectivas conclusões. Para isso, será utilizado o programa informático de estatística, denominado de SPSS.

Ainda nessa semana, proceder-se-á ao recenseamento da documentação a tratar e à sua Descrição. A Descrição arquivística será feita de acordo com a norma ISAD(G) : Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística, adoptada pelo Comité de Normas de Descrição, que estabelece orientações gerais para a descrição de documentos. O objectivo da Descrição documental é identificar e explicar o contexto e conteúdo dos documentos, com vista a promover a sua acessibilidade.

Face ao exposto no meu post anterior [resumo semanal III], o trabalho desenvolvido durante a semana correspondeu ao previsto. Desta forma, todo o trabalho desenvolvido baseou-se no relacionamento dos termos que foram identificados na área de direito e “considerados” pertinentes para constituirem o tesauro Jurídico.

Destaca-se o contínuo feed-back demonstrado pelas instituições ligadas às área jurídica.

Durante esta última semana, surgiu finalmente o encontro entre a tutora de estágio e a tutora da instituição. Da reunião resultaram alguns esclarecimentos acerca do estágio e da actividade que está  a ser desenvolvida.

A Dra. Teresa Araújo e a Dra. Fernanda Gonçalves trocaram ideias num contexto bastante informal, e a ideia geral, é que o trabalho desenvolvido até ao momento é satisfatório e corresponde ao pedido efectuado pela instituição acolhedora. As tarefas estão a ser desempenhadas em conformidade com o estabelecido no plano inicial, pretendo-se assim concluir com êxito as actividades pedidas. 

Do diálogo estabelecido entre as duas tutoras e o estagiário (eu), foram abordados vários temas e efectuadas sugestões para o relatório de estágio final, de modo a conseguir realçarem a importância da descrição arquivística na cartografia.

Esta semana em termos de actividade não se alterou em nada, apenas o número de documentos descritos vai aumentando, tendo já ultrapassado 290 documentos. Estes documentos nem sempre são documentos simples, a maior parte é composta por mais do que um, não podendo por isso ser descrito isoladamente, pois ficaria fora de contexto.

Entretanto ocorreram mudanças a nível de recursos humanos no arquivo, mas pessoalmente, não me afectam, pois tem a ver com a estrutura interna de funcionamento do organismo. Pensa-se que as mudanças são sempre para o positivo, a ver vamos.

Avaliação da Semana:

Aspectos Positivos:

• Encontro entre a tutora da instituição acolhedora e a tutora de estágio
• Apreciação do trabalho desenvolvido
• Objectivação do trabalho desenvolvido até ao momento

Aspectos Negativos:

• Esta semana não há nada a indicar como negativo

Boa noite a todos!!

Estas duas últimas semanas foram também dedicadas a um maior conhecimento do funcionamento da Instiuição, onde estive bastantes vezes na recepção a fazer o atendimento ao público, empréstimos, devoluções, uma delas até sozinha durante a manhã, uma vez que a Biblioteca tem certificado de qualidade e todos os funcionários da Biblioteca estavam a ter reunião, para se prepararem para a auditoria que se irá realizar na próxima terça-feira, dia 3 de Junho, mas até correu bem a manhã!!

Comecei então estes últimos dias a fazer pesquisas de bibliografia sobre o tema que irá incidir o meu estágio, formação de utilizadores séniores.

Primeiro comecei a procurar matéria sobre formação de utilizadores e depois então sobre formação de utilizadores na Biblioteca pública, e já que estou a realizar o estágio numa Biblioteca, aproveitei e procurei também livros que falassem sobre o tema.

No entanto uma das coisas com que já me deparei é que não existem muitas coisas escritas sobre o tema, existem cada vez mais Bibliotecas a realizar formações de utilizadores, mas não existe muita coisa escrita sobre o assunto.

Esta semana será então a auditoria, vamos lá ver como corre… e irei ver também o que já tenho sobre formação de utilizadores, para depois começar a trabalhar com o material recolhido.

A integração na Biblioteca correu muito bem, todas as pessoas são super prestáveis e a Dra Suzana (tutora), tem-me ajudado imenso.

Até ao momento o único ponto negativo que existe é a falta de informação sobre formação de utilizadores.

Durante a terceira e quarta semana de estágio elaborei mais algumas pesquisas de documentação referente a legislação de segurança alimentar, visto que, é esse o tema da base de dados que estou a desenvolver. Recorrendo à ISAD(G) introduzi na estrutura da base de dados alguns campos descritores a fim de promover um rápido e eficaz acesso à documentação e descrever todo o documento ao máximo. A maioria da documentação já está descrita e introduzida na base de dados. Para além deste trabalho procedi a uma avaliação da base de dados MediaDoc através do Guia SEGA e Moreq para avaliar parâmetros positivos e negativos desse software.

Durante a próxima e última semana de estágio vou terminar a descrição e a introdução da documentação pesquisada, terminar a  avaliação critica do software MediaDoc e proceder a realização de alguns testes de recuperação da informação. Para esta última tarefa vou contar com a participação de alguns colaboradores da Cimsoft.

Pontos positivos:

 - De uma forma geral estou a gostar do estágio e sinto-me motivado pelo bom trabalho que acho estar a desenvolver.

Pontos negativos:

- O cancelamento de uma reúnião agendada com um consultor em informação, que me poderia ajudar no levantamento das necessidades de mercado.

De acordo com o definido no meu último post, o previsto para a 3ª semana de estágio, não fugiu muito ao planeado.

Na segunda-feira, dia 19, dirigi-me ao gabinete do cliente-advogado da instituição de estágio, a fim de lhe demonstrar a pertinência de um tesauro, da existência de uma linguagem controlada para a recuperação eficaz e eficiente da informação bem como, recolher termos para a elaboração do tesauro. Contudo, apesar de ter exposto tal “assunto”, lamentavelmente o cliente não percebeu a pertinência do meu trabalho, o que demonstra a situação ainda “reticente” face a esta situação no panorama nacional. E, de todo faz o seu sentido, quando expus esta situação ao Eng. Lino e ele deu-me como feed-back dizendo: “… acabou de encontrar um dos principais problemas quando se trata com clientes: muitas vezes não vêem a importância das soluções quando são apresentadas mas apenas quando são demonstradas…”. Não contava com esta atitude e esta falta de receptividade ao trabalho que estava ainda numa fase embrionária de desenvolvimento.

Saí de lá extremamente desanimada até estava com receio de contar ao tutor o sucedido na reunião e ele alterar novamente o meu plano de estágio. Contudo, no regresso a casa de comboio, vim a ler alguns artigos sobre tesauros e a sua elaboração.

Como referi no “Resumo Semanal II”, a alguns dias enviei e-mail’s para Centros de Documentação de Legislação Europeia a expor a minha situação, da realização de um tesauro jurídico e a questionar se dispunham de algum, se me podiam prestar algum auxílio… Contudo, nenhuma resposta obtive. 

No dia seguinte à reunião com o advogado-cliente, quando cheguei à instituição de estágio e mesmo sem o tutor  ter chegado, com o meu telemóvel, comecei a estabelecer  contacto para as Bibliotecas de Faculdades de Direito de Lisboa, Porto e Coimbra e Procuradoria Geral da República [porque encontrei um artigo, ao longo das minhas pesquisas de uma equipa ter elabrado um projecto que se baseou também num tesauro da mesma temática que o meu...] Posteriormente, fiz um ponto de situação com o tutor, da reunião do dia anterior e dos contactos que tinha estabelecido para tentar colmatar as minhas dificuldades.

Não me limitei só às Bibliotecas de Faculdades de Direito nem à Procuradoria Geral da República, estabeleci contacto com inúmeras instituições mesmo. Passo a enumerar as que obtive feed-back:

• Biblioteca do Parlamento da Assembleia da República;
• Biblioteca do Tribunal da Relação do Porto;
• Biblioteca do Supremo Tribunal de Justiça;
• Ordem dos Advogados;
• Cetro de Estudos Judiciários do Ministério da Justiça;
• Algumas Sociedades de Advogados;

Todos estes contactos, foram estabalecidos com o objectivo de recolher termos, saber se essas instituições dispunham de algum tesauro, se tinham alguma lista de termos “interna”, se na indexação dos documentos existia algum controlo nos termos empregues. Face ao feed-back obtido, permitiu-me tirar tais conclusões.

Durante a semana continuei com o levantamento de termos na área, recorrendo ao Tesauro Eurovoc, a bases de dados, a manuais de direito e a um dicionário jurídico.

O outro ponto previsto para realizar nesta semana era proceder a uma análise a sistemas/softwares, sobre as estratégias de recuperação de informação, analisando esses programa, quais os campos necessários, a relação existente. Somente, fiz o levantamento de informação. Deixou de ser prioridade.

Esta semana teve também a particularidade de na sexta-feira, dia 23 o orientador de estágio, o Eng. Lino ter-se dirigido à instuição de estágio juntamente com a Dr.ª Fernanda.

A realizar na semana IV: relacionamento ente os termos.

Aspectos positivos:

• Contacto estabelecido com profissionais da informação com experiência na área de Direito e o feed-back obtido.
• Conhecimento do panorâma nacional da existência de um controlo terminológico nas instituições.

Aspectos menos positivos:

• A falta de motivação no projecto a desenvolver, mesmo esforçando-me ao máximo, é inevitável.

Nestas duas semanas (a segunda semana foi constituída por apenas três dias, devido ao feriado e ponte) foi possível realizar entrevistas aos funcionários produtores e receptores de informação.

Com base na bibliografia aconselhada pela orientadora Dra. Fernanda Gonçalves para a realização de entrevistas, comecei por criar, então, o guião de entrevista. O guião de entrevista é como o nome indica um guia, i.é., um instrumento que serve como base para a realização de uma entrevista. É constituído por um conjunto de questões e indicações a ter em conta ou a serem referidas ao entrevistado. Para a elaboração do guião de entrevista, teve que se ter em conta vários aspectos, nomeadamente, objectivo da entrevista, protocolo de entrevista, tipo de questões, notações de auxílio, entre outros.

Além do guião de entrevista, elaborei uma lista de entrevistados com os respectivos contactos e tabelas de funções. Essas tabelas de funções foram elaboradas com base no Manual de Funções do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ).

Posteriormente, contactei com os entrevistados para marcar o dia e hora da entrevista. Por fim, deu-se início às entrevistas propriamente ditas. Estas foram realizadas na sala de reuniões em ambiente formal, e ao mesmo tempo, tranquilo e sereno.

Avaliação da Semana:
Aspectos positivos:

• Experiência e conhecimento adquirido sobre a administração da empresa, sua estrutura, funções, organização do trabalho, Cultura e Política;
• Colaboração e apoio de todos;
• Aproveitamento do trabalho de criação do organograma actual, na área da qualidade

 Aspectos negativos:

• Perda de tempo em alguns adiamentos nas entrevistas.