Estágio Profissional 2008

Na 5ª semana de estágio deu-se a continuação e conclusão das entrevistas aos funcionários produtores e receptores de informação. No total foram levadas a cabo trinta e nove entrevistas.

Na próxima semana será efectuado o tratamento estatístico dos dados e será formulado as respectivas conclusões. Para isso, será utilizado o programa informático de estatística, denominado de SPSS.

Ainda nessa semana, proceder-se-á ao recenseamento da documentação a tratar e à sua Descrição. A Descrição arquivística será feita de acordo com a norma ISAD(G) : Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística, adoptada pelo Comité de Normas de Descrição, que estabelece orientações gerais para a descrição de documentos. O objectivo da Descrição documental é identificar e explicar o contexto e conteúdo dos documentos, com vista a promover a sua acessibilidade.

Nestas duas semanas (a segunda semana foi constituída por apenas três dias, devido ao feriado e ponte) foi possível realizar entrevistas aos funcionários produtores e receptores de informação.

Com base na bibliografia aconselhada pela orientadora Dra. Fernanda Gonçalves para a realização de entrevistas, comecei por criar, então, o guião de entrevista. O guião de entrevista é como o nome indica um guia, i.é., um instrumento que serve como base para a realização de uma entrevista. É constituído por um conjunto de questões e indicações a ter em conta ou a serem referidas ao entrevistado. Para a elaboração do guião de entrevista, teve que se ter em conta vários aspectos, nomeadamente, objectivo da entrevista, protocolo de entrevista, tipo de questões, notações de auxílio, entre outros.

Além do guião de entrevista, elaborei uma lista de entrevistados com os respectivos contactos e tabelas de funções. Essas tabelas de funções foram elaboradas com base no Manual de Funções do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ).

Posteriormente, contactei com os entrevistados para marcar o dia e hora da entrevista. Por fim, deu-se início às entrevistas propriamente ditas. Estas foram realizadas na sala de reuniões em ambiente formal, e ao mesmo tempo, tranquilo e sereno.

Avaliação da Semana:
Aspectos positivos:

• Experiência e conhecimento adquirido sobre a administração da empresa, sua estrutura, funções, organização do trabalho, Cultura e Política;
• Colaboração e apoio de todos;
• Aproveitamento do trabalho de criação do organograma actual, na área da qualidade

 Aspectos negativos:

• Perda de tempo em alguns adiamentos nas entrevistas.

A empresa possui implementado o Sistema de Gestão da Qualidade, no que respeita as normas NP EN ISO 9001:2000.

O trabalho realizado nestas duas primeiras semanas resume-se basicamente ao Estudo Orgânico - Funcional. Sendo, então possível, entrar em contacto com os colegas funcionários, bem como com os responsáveis de departamento; conhecer as instalações; analisar o modo de organização do arquivo; analisar a documentação do Sistema de Gestão de Qualidade; analisar os organogramas e os fluxogramas; perceber o fluxo de informação em todos os processos.

Em simultâneo a esta fase de estudo/análise, foi efectuada uma fase de diagnóstico, em que foi possível averiguar que o organograma e as funções descritas no Manual da Qualidade e Manual de funções, respectivamente, não se mantiveram com o tempo. Visto que a ultima revisão aos mesmos data de 2005, haverá então necessidade de reajustar essas informações consignadas nestes manuais por meio de inquéritos/entrevistas a efectuar nas próximas semanas.

Por necessidade de melhor se poder identificar as secções e subsecções a elaborar no Quadro Orgânico - Funcional, construímos um novo organograma que retratasse a realidade das dependências hierárquicas da empresa. Autorizado e por fim aprovado pelo tutor.

Sabendo que sempre que há uma alteração no modo de produção documental, faz-se um novo quadro orgânico - funcional. É de inteiro interesse, portanto, a criação de dois quadros orgânicos - funcionais, um que respeita a 2003-2005 e outro a 2008-… .

A instituição de estágio é uma empresa nacional privada sediada na Póvoa de Varzim, vocacionada para o desenvolvimento, produção, comercialização, apoio técnico e serviços pós-venda de bombas, ventiladores, centrais de combate a incêndios, centrais de abastecimento de água, centrais elevatórias de efluentes e sistemas de pressurização.

No estágio a desenvolver pretende-se levar a cabo as seguintes actividades:

1. Estudo orgânico-funcional do Sistema de Informação;
2. Realização de questionários e análise dos dados recolhidos;
3. Criação de um quadro de classificação orgânico-funcional;
4. Representação do ciclo de vida dos documentos nos seus variados processos;
5. Descrição documental de nichos de documentação cuja disponibilização seja urgente;
6. Criação de uma base de dados para inserção da descrição documental realizada;
7. Preparação e realização de testes de recuperação da informação em funcionários e análise de resultados.

Estas actividades tem por base, todo um processo de diagnóstico e análise de necessidades, em que se pretende encontrar e avaliar problemas, reconhecer prioridades, conceber e implementar soluções.

Com a realização deste estágio espera-se a consolidação dos conhecimentos teóricos apreendidos ao longo da licenciatura, aplicando-se conhecimentos de descrição, classificação, métodos estatísticos e desenvolvimento de bases de dados. O nosso objectivo é contribuir para a melhoria do desempenho da empresa e, simultaneamente, adquirir competências profissionais que nos permitam uma maior aptidão para o mercado do trabalho.