Estágio Profissional 2008

Esta 6ª semana e última do estágio, serviu para consolidar os conhecimentos adquiridos, e corrigir erros eventualmente efectuados. Foi uma semana “stressante”, pois a data de entrega dos relatórios está próxima, e os pensamentos já estão todos concentrados essencialmente no relatório.

Foi uma corrida contra o tempo para concluir o trabalho efectuado no Arquivo Intermédio da Lota, pois não queria de modo algum deixar o trabalho inacabado. Ao todo foram descritos 327 documentos, sendo que a maior parte destes documentos eram constituídos por mais do que um, sendo por isso compostos. O maior documento que descrevi, continha 50 folhas!

Na 5ºfeira, a Dra. Fernanda Gonçalves visitou o Arquivo, e pode constatar o trabalho realizado. Foi ainda verificado os campos da base de dados, e proposto efectuar uma alteração no campo das dimensões dos documentos.

Como previsto no plano de gestão, as actividades terminaram a 6 de Junho, tendo concluído as mesmas propostas para o estágio. No último dia de estágio, a Dra. Teresa Araújo em reunião comigo, verificou o trabalho realizado e concluído, dando-se por encerrado o estágio curricular prático. 

Avaliação da semana:

Aspectos positivos:

• Finalização das actividades propostas em tempo útil
• Visita da Dra. Fernanda Gonçalves ao Arquivo
• Conclusão do estágio na instituição de acolhimento
• Satisfação pessoal pelo trabalho realizado

Aspectos negativos:

• A conclusão do estágio no arquivo, o que implica voltar ao meu trabalho
• A corrida contra o tempo  para efectuar as actividades propostas
• Não poder concretizar outras ideias que penso que seriam úteis para o arquivo, como por exemplo, digitalizar os documentos, para  mais tarde estarem dísponíveis na Internet  para consulta. 

Durante esta última semana, surgiu finalmente o encontro entre a tutora de estágio e a tutora da instituição. Da reunião resultaram alguns esclarecimentos acerca do estágio e da actividade que está  a ser desenvolvida.

A Dra. Teresa Araújo e a Dra. Fernanda Gonçalves trocaram ideias num contexto bastante informal, e a ideia geral, é que o trabalho desenvolvido até ao momento é satisfatório e corresponde ao pedido efectuado pela instituição acolhedora. As tarefas estão a ser desempenhadas em conformidade com o estabelecido no plano inicial, pretendo-se assim concluir com êxito as actividades pedidas. 

Do diálogo estabelecido entre as duas tutoras e o estagiário (eu), foram abordados vários temas e efectuadas sugestões para o relatório de estágio final, de modo a conseguir realçarem a importância da descrição arquivística na cartografia.

Esta semana em termos de actividade não se alterou em nada, apenas o número de documentos descritos vai aumentando, tendo já ultrapassado 290 documentos. Estes documentos nem sempre são documentos simples, a maior parte é composta por mais do que um, não podendo por isso ser descrito isoladamente, pois ficaria fora de contexto.

Entretanto ocorreram mudanças a nível de recursos humanos no arquivo, mas pessoalmente, não me afectam, pois tem a ver com a estrutura interna de funcionamento do organismo. Pensa-se que as mudanças são sempre para o positivo, a ver vamos.

Avaliação da Semana:

Aspectos Positivos:

• Encontro entre a tutora da instituição acolhedora e a tutora de estágio
• Apreciação do trabalho desenvolvido
• Objectivação do trabalho desenvolvido até ao momento

Aspectos Negativos:

• Esta semana não há nada a indicar como negativo

Esta semana ficou marcada pela vinda de mais 4 novos estagiários, do 11ª ano de uma escola secundária de Vila do Conde.  O arquivo ficou cheio de pessoal, ao todo estamos agora 5 estagiários, 3 técnicos auxiliares e um técnico superior. Somos tantos, que um dos técnicos auxiliares, nem cadeira tinha para se sentar!

Contudo a vinda dos estagiários veio perturbar o ambiente de trabalho, na medida em que se isolam e não contactam com as pessoas que se encontram no arquivo. As funções por eles desempenhadas, não afectam em nada o estágio, mas perturbam o ambiente.

Voltando à semana decorrida, não houve novidades em termos de actividades, que mereçam a pena ser realçadas.

Na 4º feira, a tutora deslocou-se ao Arquivo e em conversa, fiquei a saber que independentemente das horas que compõem o estágio, a Dra. pretende que eu acabe a descrição de todos os documentos na instituição. Até à data, já descrevi 180 documentos, e penso que devem faltar outros tantos. Contudo penso terminar a tarefa até o final do estágio.

A descrição cartográfica é uma tarefa morosa, que requer tempo e paciência, tendo por vezes de proceder à restauração dos documentos, também por vezes faltam os materiais (fita de nastro e papel manteigueiro) de acondicionamento, ficando dependente que seja reposto, o que atrasa o trabalho.

Nesta semana comecei a organizar os documentos necessários para sustentar a parte teórica do relatório final, referente às actividades desenvolvidas no arquivo. Foi-me fornecido ainda a portaria camarária que rege a Avaliação Documental, a fim de proceder ao seu estudo.

Avaliação da Semana:

Aspectos Positivos:

Introdução, embora que teórica, da 2ª actividade proposta em Gestão de Projectos.

Aspectos Negativos:

Entrada de novos estagiários

Ambiente de trabalho

3ªSemana

Esta terceira semana decorreu sem grandes novidades em termos de aprendizagem. As actividades mantiveram-se no ritmo normal sem alterações relevantes. Apenas há a referir o facto de no final da semana ter atingido as 100 descrições cartográficas dos documentos que estavam a guardar tratamento documental.

Seguindo o plano estabelecido em Gestão de Projectos, esta semana marcaria o fim da 1ª actividade proposta para o Estágio Curricular, mas dado a quantidade de documentos que aguardam ainda tratamento documental, e a vinda de mais documentos cartográficos para a instituição, penso que a semana seguinte terá continuidade na actividade que vem sendo desenvolvida. 

Haverá lógicamente alterações a efectuar ao plano estabelecido em Gestão de Projectos, uma vez que a segunda actividade prevista para ter início a 19 de Maio, não tem ainda data prevista. Aguardo visita da Dra. Teresa Araújo para avaliar as actividades que vêm sendo desenvolvidas, e  que agendar novas actividades.

No estudo efectuado ao Arquivo, tomei conhecimento que está a ser realizado o regulamento interno do mesmo, tendo em conta as realidades existentes noutros arquivos municipais, e mediante um estudo comparativo, assim está a ser efectuado o regulamento. Também o funcionamento orgânico-funcional do arquivo ainda não se encontra totalmente efectuado, uma vez que o arquivo é recente e ainda está a ser efectuado o recenseamento dos documentos que se encontram na instituição e se encontram ainda a “monte”.

Avaliação da Semana:

Aspectos positivos:

• Reunião com  Professor Lino Oliveira  após as apresentações, gostei da abertura demonstrada para com os nossos problemas no estágio, e deu-nos incentivo moral.
• Estabilidade e confiança pessoal, conseguida no desempenho das funções.

Aspectos negativos:

• Uma certa confusão no envio das mensagens aos alunos via Moodle, onde não são especificados os destinatários, gerando confusão.
• Constante adiamento de reunião entre o tutor do aluno e o tutor da instituição de acolhimento.
• Uma certa incerteza no que diz respeito às actividades seguintes a desenvolver.

A semana iniciou-se com uma visita ao Arquivo Histórico da Câmara Municipal do Porto, onde fui recebida pela Dra. Rute Reimão, por indicação da Dra. Teresa Araújo. A finalidade desta deslocação prendeu-se com a necessidade de verificar e tomar contacto com  a documentação cartográfica. Assim tive uma verdadeira aula de descrição cartográfica, onde pude verificar e acompanhar a elaboração da descrição cartográfica e acondicionamento dos documentos depois de tratados convenientemente.

No decorrer da semana ocorreu uma sessão de esclarecimento de forma espontânea, com a Dra. Ana Rosa (pessoa também responsável pelo Arquivo Intermédio da Lota, e que me tem prestado ajuda sempre que é necessário esclarecer uma dúvida de resposta rápida), acerca da Avaliação Documental, tema também a ser tratado no estágio.

Os temas abordados nesta sessão informal foram: amostragem das diferentes tipologias de documentos e selecção dos mesmos para eliminação, mediante uma tabela específica, contida em portaria camarária produzida para o efeito. Foi abordado neste tema a falta de eficácia desta tabela, pois há documentação própria produzida pelas câmaras, que não é comtemplada na tabela, sendo que, os documentos aguardam autorização por parte da Torre do Tombo, para se procedeu à sua eliminação.

Nesta semana, tive oportunidade de fazer a 1ª requisição de material de trabalho necessário à descrição cartográfica, aos serviços camarários: Papel manteigueiro e fitas de nastro.  O papel manteigueiro acid free, para protecção dos documentos, e a fita de nastro para atar os documentos, uma vez que estes se encontram enrolados. (Não sei se será possível publicar fotografias no blog, pois iria permitir a ilustração do trabalho desenvolvido, e compreensão do mesmo de forma mais imediata).

A par das actividades que foram sendo desenvolvidas (pelo meio tivemos a queima das fitas), a actividade principal decorreu sem percalços e num ritmo normal. De salientar ainda nesta semana uma alteração efectuada na base de dados do Acess, onde se acrescentou dois novos campos, ficando assim a descrição dos documentos mais completa. Esta alteração foi supervisionada e aprovada pela Dra. Teresa Araújo.

Avaliação da semana:

Aspectos positivos:

• A visita ao Arquivo Histórico do Porto, e o seu magnífico edifício datado do Séc. XIV.
• Conhecer a Dra. Rute Reimão: uma Senhora extremamente culta e simpática e ainda duas Senhoras que são Técnicas Superiores,  D. Isabel e D. Olinda que se mostraram muito soliciatas em tudo o que questionei.
• Contacto com os Serviços Camarários de requisição de material (uma outra realidade inerente ao arquivo)
• Aprovação trabalho desenvolvido até ao momento pela Dra. Teresa Araújo.

Aspectos Negativos:

• Tempo insuficiente para o desenvolvimento das actividades, devido ao horário de funcionamento do arquivo.

Estágio Profissional 2007/2008

Instituição de Estágio: Arquivo Municipal da Póvoa de Varzim - Arquivo Intermédio da Lota

Orientador do Estágio Profissional: Dra. Fernanda Gonçalves

Co-orientador do Estágio Profissional: Eng. Lino Oliveira

Tutor da Instituição de acolhimento: Dra. Teresa Araújo

Actividade a desenvolver: Descrição Cartográfica e Avaliação Documental

O Arquivo Municipal da Póvoa de Varzim é composto por dois Arquivos: o Arquivo Histórico e o Arquivo Intermédio da Lota. Dispõe de vários serviços que estão dísponiveis aos munícipes, cujo objectivo é dar a conhecer os diferentes fundos documentais existentes, e as diferentes actividades que são realizadas ao longo do ano.

O estágio Profissional terá como principal actividade a Descrição Cartográfica e a Avaliação Documental, e será composto pelas seguintes actividades:

• Construção de uma base de dados em Access
• Aplicação e verificação dos campos segundo a Norma ISAD(G)
• Descrição Cartográfica
• Aplicação da Norma ISAD(G) aos documentos existentes
• Inserção da Descrição Cartográfica na base de dados do Acess
• Acondicionamento de mapas e plantas em local designado para o efeito
• Avaliação Documental
• Estudo e Análise de Tipologia de Documentos
• Aplicação das normas de Tipologia na Documentação
• Elaboração de Relatório para o Estágio Profissional

1ª Semana:
O Estágio Profissional teve ínicio no dia 29 de Abril no Arquivo Intermédio da Lota, Póvoa de Varzim.

Sob orientação da Dra. Teresa Araújo foram descritas as funções a desempenhar no Arquivo, e os materiais a utilizar no manuseamento dos mapas e plantas cartográficas. De seguida foi analisada a base de dados construída em Acess, com os campos de preenchimento elaborados segundo a Norma ISAD(G). Foi também elaborado um Formulário, a partir do qual serão preenchidos os campos da base de dados, procedendo-se deste modo à Descrição Cartográfica própriamente dita.

A semana decorreu de acordo com o previsto no Projecto elaborado na discíplina de Gestão de Projecto, havendo no entanto a acrescentar que na sexta-feira, dia 2 de Maio, foi necessário efectuar limpeza e recuperação de documentos, que se encontravam bastante deterioradso. Após os procedimentso de recuperação, foi possível prosseguir a Descrição Cartográfica.

Foram introduzidos até à data 62 documentos, sendo que uns apresentam bastantes elementos de descrição, enquanto que outros quase não contêm elementos de descrição, o que torna difícil efectuar a descrição de acordo com a norma, a fim de identificar os documentos.

Durante a semana (2ª feira, dia 29 de Abril )foi marcada uma entrevista com a Dra. Rute Reimão do Arquivo Histórico da Câmara Municipal do Porto, a fim de tomar conhecimento acerca dos variados tipos de papel ou materiais utilizados em mapas e plantas, e ainda acerca dos procedimentos de acondicionamento e armazenamento dos documentos descritos.

Avaliação da semana:

Aspectos positivos:

• contacto com os materiais
• Contacto com técnicos profissionais
• aplicação dos conhecimentos adquiridos
• realização de tarefas práticas
• rápida integração na equipa de trabalho

Aspectos negativos:

• não existem até à data.

Informação adicional em: http://www.cm-pvarzim.pt/povoa-cultural