Estágio Profissional 2008

De acordo com o definido no meu último post, o previsto para a 3ª semana de estágio, não fugiu muito ao planeado.

Na segunda-feira, dia 19, dirigi-me ao gabinete do cliente-advogado da instituição de estágio, a fim de lhe demonstrar a pertinência de um tesauro, da existência de uma linguagem controlada para a recuperação eficaz e eficiente da informação bem como, recolher termos para a elaboração do tesauro. Contudo, apesar de ter exposto tal “assunto”, lamentavelmente o cliente não percebeu a pertinência do meu trabalho, o que demonstra a situação ainda “reticente” face a esta situação no panorama nacional. E, de todo faz o seu sentido, quando expus esta situação ao Eng. Lino e ele deu-me como feed-back dizendo: “… acabou de encontrar um dos principais problemas quando se trata com clientes: muitas vezes não vêem a importância das soluções quando são apresentadas mas apenas quando são demonstradas…”. Não contava com esta atitude e esta falta de receptividade ao trabalho que estava ainda numa fase embrionária de desenvolvimento.

Saí de lá extremamente desanimada até estava com receio de contar ao tutor o sucedido na reunião e ele alterar novamente o meu plano de estágio. Contudo, no regresso a casa de comboio, vim a ler alguns artigos sobre tesauros e a sua elaboração.

Como referi no “Resumo Semanal II”, a alguns dias enviei e-mail’s para Centros de Documentação de Legislação Europeia a expor a minha situação, da realização de um tesauro jurídico e a questionar se dispunham de algum, se me podiam prestar algum auxílio… Contudo, nenhuma resposta obtive. 

No dia seguinte à reunião com o advogado-cliente, quando cheguei à instituição de estágio e mesmo sem o tutor  ter chegado, com o meu telemóvel, comecei a estabelecer  contacto para as Bibliotecas de Faculdades de Direito de Lisboa, Porto e Coimbra e Procuradoria Geral da República [porque encontrei um artigo, ao longo das minhas pesquisas de uma equipa ter elabrado um projecto que se baseou também num tesauro da mesma temática que o meu...] Posteriormente, fiz um ponto de situação com o tutor, da reunião do dia anterior e dos contactos que tinha estabelecido para tentar colmatar as minhas dificuldades.

Não me limitei só às Bibliotecas de Faculdades de Direito nem à Procuradoria Geral da República, estabeleci contacto com inúmeras instituições mesmo. Passo a enumerar as que obtive feed-back:

• Biblioteca do Parlamento da Assembleia da República;
• Biblioteca do Tribunal da Relação do Porto;
• Biblioteca do Supremo Tribunal de Justiça;
• Ordem dos Advogados;
• Cetro de Estudos Judiciários do Ministério da Justiça;
• Algumas Sociedades de Advogados;

Todos estes contactos, foram estabalecidos com o objectivo de recolher termos, saber se essas instituições dispunham de algum tesauro, se tinham alguma lista de termos “interna”, se na indexação dos documentos existia algum controlo nos termos empregues. Face ao feed-back obtido, permitiu-me tirar tais conclusões.

Durante a semana continuei com o levantamento de termos na área, recorrendo ao Tesauro Eurovoc, a bases de dados, a manuais de direito e a um dicionário jurídico.

O outro ponto previsto para realizar nesta semana era proceder a uma análise a sistemas/softwares, sobre as estratégias de recuperação de informação, analisando esses programa, quais os campos necessários, a relação existente. Somente, fiz o levantamento de informação. Deixou de ser prioridade.

Esta semana teve também a particularidade de na sexta-feira, dia 23 o orientador de estágio, o Eng. Lino ter-se dirigido à instuição de estágio juntamente com a Dr.ª Fernanda.

A realizar na semana IV: relacionamento ente os termos.

Aspectos positivos:

• Contacto estabelecido com profissionais da informação com experiência na área de Direito e o feed-back obtido.
• Conhecimento do panorâma nacional da existência de um controlo terminológico nas instituições.

Aspectos menos positivos:

• A falta de motivação no projecto a desenvolver, mesmo esforçando-me ao máximo, é inevitável.

Nestas duas semanas (a segunda semana foi constituída por apenas três dias, devido ao feriado e ponte) foi possível realizar entrevistas aos funcionários produtores e receptores de informação.

Com base na bibliografia aconselhada pela orientadora Dra. Fernanda Gonçalves para a realização de entrevistas, comecei por criar, então, o guião de entrevista. O guião de entrevista é como o nome indica um guia, i.é., um instrumento que serve como base para a realização de uma entrevista. É constituído por um conjunto de questões e indicações a ter em conta ou a serem referidas ao entrevistado. Para a elaboração do guião de entrevista, teve que se ter em conta vários aspectos, nomeadamente, objectivo da entrevista, protocolo de entrevista, tipo de questões, notações de auxílio, entre outros.

Além do guião de entrevista, elaborei uma lista de entrevistados com os respectivos contactos e tabelas de funções. Essas tabelas de funções foram elaboradas com base no Manual de Funções do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ).

Posteriormente, contactei com os entrevistados para marcar o dia e hora da entrevista. Por fim, deu-se início às entrevistas propriamente ditas. Estas foram realizadas na sala de reuniões em ambiente formal, e ao mesmo tempo, tranquilo e sereno.

Avaliação da Semana:
Aspectos positivos:

• Experiência e conhecimento adquirido sobre a administração da empresa, sua estrutura, funções, organização do trabalho, Cultura e Política;
• Colaboração e apoio de todos;
• Aproveitamento do trabalho de criação do organograma actual, na área da qualidade

 Aspectos negativos:

• Perda de tempo em alguns adiamentos nas entrevistas.

Esta semana ficou marcada pela vinda de mais 4 novos estagiários, do 11ª ano de uma escola secundária de Vila do Conde.  O arquivo ficou cheio de pessoal, ao todo estamos agora 5 estagiários, 3 técnicos auxiliares e um técnico superior. Somos tantos, que um dos técnicos auxiliares, nem cadeira tinha para se sentar!

Contudo a vinda dos estagiários veio perturbar o ambiente de trabalho, na medida em que se isolam e não contactam com as pessoas que se encontram no arquivo. As funções por eles desempenhadas, não afectam em nada o estágio, mas perturbam o ambiente.

Voltando à semana decorrida, não houve novidades em termos de actividades, que mereçam a pena ser realçadas.

Na 4º feira, a tutora deslocou-se ao Arquivo e em conversa, fiquei a saber que independentemente das horas que compõem o estágio, a Dra. pretende que eu acabe a descrição de todos os documentos na instituição. Até à data, já descrevi 180 documentos, e penso que devem faltar outros tantos. Contudo penso terminar a tarefa até o final do estágio.

A descrição cartográfica é uma tarefa morosa, que requer tempo e paciência, tendo por vezes de proceder à restauração dos documentos, também por vezes faltam os materiais (fita de nastro e papel manteigueiro) de acondicionamento, ficando dependente que seja reposto, o que atrasa o trabalho.

Nesta semana comecei a organizar os documentos necessários para sustentar a parte teórica do relatório final, referente às actividades desenvolvidas no arquivo. Foi-me fornecido ainda a portaria camarária que rege a Avaliação Documental, a fim de proceder ao seu estudo.

Avaliação da Semana:

Aspectos Positivos:

Introdução, embora que teórica, da 2ª actividade proposta em Gestão de Projectos.

Aspectos Negativos:

Entrada de novos estagiários

Ambiente de trabalho

Esta semana foi pouco esquesita. Aliás, aconteceram coisas que não estavam previstas.

A Câmara municipal de Monção está a reestruturar a rede. Por sua vez, todos os computadores, tanto da biblioteca como do arquivo vão ficar ligados ao servidor da câmara municipal. Para esse efeito, todos os computadores foram formatados ficando sem internet durante um longo periodo de tempo.

Contudo, aproveitei o facto de todos os computadores estarem em manutenção para ir à câmara municipal “conversar” com as pessoas que trabalham no serviço de obras a fim de tentar descobrir como é feito a requisição dos processos de obras particulares.

Outro aspecto que me ocupou muito tempo foi o facto de tentar descobrir organigramas  da câmara municipal que já não estão em vigor, de forma a traçar uma evolução da estrurura organico-funcional. Para esse fim, fui ao até ao serviço de pessoal da câmara com o intuito de consultar alguma documentação. Tendo em conta que esta documentação não pode sair da câmara, senti-me obrigada a voltar a este serviço ainda mais duas vezes.

Procedi também ao levantamento de alguma bibliografia que me permitiu conhecer toda documentação existente no arquivo. Paralelamente, pedi ao Dr.º José Rodrigues a Base de Dados em Access, onde contém a descrição dos processos de obras particulares, de forma a fazer uma análise e descobrir a possibilidade de a disponibilizar na Intranet.

Aspectos positivos:

• A disponibilidade de terceiros em fornecer informação

Aspectos negaivos:

• Semana de grande importância para o municipio, pelo que, todos os funcionários estavam muito ocupados a trabalhar para a festa da “coca”.
• Não ter acesso ao computador e à internet.

A semana que passou pode ser considerada como a primeira semana completa, visto que foi a primeira semana em que o estagiário cumpriu os quatro (4) dias de trabalho semanal. Esta semana consistiu no aprofundamento de alguns conhecimentos sobre a base de dados MediaDoc produto da cimsoft, na pesquisa de informação/documentação relativa à legislação do âmbito da segurança alimentar e na introdução de alguns dados na base de dados. Durante esta semana está programada uma reúnião entre mim e duas pessoas envolvidas numa primeira fase relativa a elaboração desta base de dados temática, um consultor em informação e uma pessoa de engenharia informática, afim de conseguir planear a melhor forma de satisfazer as necessidades de mercado relativas a esta àrea alimentar.

Pontos positivos

- consegui fazer uma pesquisa eficaz da informação, através da pesquisa em sites de internet relativos à segurança e higiéne alimentar, através do envio de emails a instituições, etc.

- consegui adquirir conhecimentos necessários sobre o funcionamento da base de dados MediaDoc para conseguir introduzir documentos e directorias na base de dados.

Pontos negativos

- Alguma falta de conhecimento relativo à area alimentar.

Durante esta semana espero poder, através da reúnião e de pesquisas das necessidades de mercado, fazer o levantamento de mais legislação relativa à segurança alimentrar e escolher, recorrendo a bibliografia e ao tema que estou a desenvolver, uma classificação documental eficaz.

Boa noite!

O meu Estágio, como já tinha referido começou no dia 7 de Maio, na Biblioteca da Maia.

As duas primeiras semanas foram dedicadas ao conhecimento da Instituição, do pessoal que lá trabalha e a uma familiarização com os recursos existentes.

No primeiro dia a Dr.ª Fátima Gonçalves, Técinca Superior, responsável pelo Serviço Público de Leitura, esteve a dar-me umas orientações sobre como funciona a Intituição e sobre o programa que se encontra lá instalado, o Porbase.

O Catwin serve então para fazer a catalogação dos livros, o Pacwin para atribuir fundos e, o Usewin que nos premite fazer os empréstimos, as devoluções e consultar informações sobre os utilizadores.

No segundo dia estive na recepção, é aqui que se fazem os empréstimos, as devoluções, requisição dos computadores da sala dos adultos, elabiração do cartão de utilizador, foram estas tarefas que desempenhei neste dia.

Passei nos outros dias para a sala infanto-juvenil, que está dividida em duas pequenas salas: a sala infantil e a sala juvenil, por onde estão divididos os livros conforme a sua temática. Nesta sala estive também a fazer o atendimento ao público, requisição dos computadores, empréstimos, arrumação dos livros nas estantes, limpeza dos livros, pois já se encontravam um pouco sujos, devido à utilização, por parte dos mais pequenos.

Foram duas semanas bastante positivas, pois já deu para entender um pouco melhor o funcionamento da Instituição, e a maneira como os livros são arrumados nas estantes, que é uma tarefa, apesar de não parecer, bastante complexa e é necessário alguma práctica para começar então a “entrar no esquema”, mas tenho bastante apoio por parte dos colegas e por isso essa tarefa fica bastante mais fácil quando surgem dúvidas.

Como previsto, esta semana resumiu-se ao levantamento de termos na área jurídica e posterior relação entre os mesmos de forma a elaborar o tesauro jurídico. Para a composição do tesauro, baseei-me no Tesauro Eurovoc - temática direito.

Estabeleci alguns contactos de e-mail com Centros de Documentação de Legislação Europeia em Portugal bem como, com algumas faculdades de Direito, na ânsia de ter conhecimento se dispõem de algum tesauro nesta área. Contudo, até ao momento, não recebi qualquer resposta.

Na passada sexta-feira, durante a tarde, apresentei ao tutor e a três colegas estagiários o trabalho desenvolvido nessa semana e a relevância do mesmo no processo de recuperação de informação.

Está agendado para amanhã de tarde, segunda-feira, uma reunião com um advogado-cliente. Esta reunião servirá para evidenciar a importância da existência de uma lista estruturada de termos e a sua ligação à recuperação eficaz de informação. O objectivo, será analisar a receptividade do cliente, fazer um levantamento de necessidades, de termos na área temática para posteriormente se complementar o tesauro elaborado até ao momento bem como, agilizar com um colega estagiário de engenharia informática, a integração do tesauro no produto MediaDoc.

Nesta próxima semana, prevejo continuar com o tesauro e efectuar uma análise a sistemas/softwares, sobre as estratégias de recuperação de informação, analisando esses programa, quais os campos necessários, a relação existente.

3ªSemana

Esta terceira semana decorreu sem grandes novidades em termos de aprendizagem. As actividades mantiveram-se no ritmo normal sem alterações relevantes. Apenas há a referir o facto de no final da semana ter atingido as 100 descrições cartográficas dos documentos que estavam a guardar tratamento documental.

Seguindo o plano estabelecido em Gestão de Projectos, esta semana marcaria o fim da 1ª actividade proposta para o Estágio Curricular, mas dado a quantidade de documentos que aguardam ainda tratamento documental, e a vinda de mais documentos cartográficos para a instituição, penso que a semana seguinte terá continuidade na actividade que vem sendo desenvolvida. 

Haverá lógicamente alterações a efectuar ao plano estabelecido em Gestão de Projectos, uma vez que a segunda actividade prevista para ter início a 19 de Maio, não tem ainda data prevista. Aguardo visita da Dra. Teresa Araújo para avaliar as actividades que vêm sendo desenvolvidas, e  que agendar novas actividades.

No estudo efectuado ao Arquivo, tomei conhecimento que está a ser realizado o regulamento interno do mesmo, tendo em conta as realidades existentes noutros arquivos municipais, e mediante um estudo comparativo, assim está a ser efectuado o regulamento. Também o funcionamento orgânico-funcional do arquivo ainda não se encontra totalmente efectuado, uma vez que o arquivo é recente e ainda está a ser efectuado o recenseamento dos documentos que se encontram na instituição e se encontram ainda a “monte”.

Avaliação da Semana:

Aspectos positivos:

• Reunião com  Professor Lino Oliveira  após as apresentações, gostei da abertura demonstrada para com os nossos problemas no estágio, e deu-nos incentivo moral.
• Estabilidade e confiança pessoal, conseguida no desempenho das funções.

Aspectos negativos:

• Uma certa confusão no envio das mensagens aos alunos via Moodle, onde não são especificados os destinatários, gerando confusão.
• Constante adiamento de reunião entre o tutor do aluno e o tutor da instituição de acolhimento.
• Uma certa incerteza no que diz respeito às actividades seguintes a desenvolver.

Personagens ao vento

No dia 30 de Abril, foi dada aos colaboradores das autarquias do Vale do Minho, uma formação intitulada “Personagens ao vento”. Esta formação foi realizada no Centro Cultural de Paredes de Coura. A formadora e também coordenadora da actividade foi a Tânia Pereira, responsável pelo projecto de Pedagógico das Comédias do Minho.

É uma formação que permite aos colaboradores locais adquirirem estratégias para tornarem-se monitores da actividade.

Descrição

Pode definir-se como um Atelier “visita/jogo” que pretende dar a conhecer um espaço cultural, tal como alertar os mais novos para o poder do vento, as energias renováveis e não poluentes.

O intuito é utilizar 4 personagens (barco, moinho, ventoinha e o balão) para mostrar às crianças que o vento é um elemento da natureza indispensável e que tem muitos aspectos positivos e segredos. Esses segredos estão escondidos nas personagens e irão ser desvendados com a colaboração das crianças.

Ficou estabelecido que a actividade não deverá ultrapassar os 90 minutos e que no final cada criança possa levar consigo o seu próprio moinho de vento (cata-vento), construído no atelier da biblioteca.

Objectivos

• Explorar a temática do vento do ponto de vista das energias limpas e renováveis;
• Desvendar as várias aplicações do vento de um ponto de vista criativo;
• Estimular a imaginação e a criatividade;
• Desenvolver a sensibilidade para com o mundo que nos rodeia;
• Estimular a observação, o pensamento e a acção.

Depois da formação recebida, foi colocada em prática na biblioteca Municipal, entre os dias 05 a 13 de Maio.

As escolas seleccionadas foram:

Foi entregue no final de cada acção um pequeno inquérito às educadoras, este visou recolher informações acerca dos conteúdos, da exploração temática da actividade e do desempenho do monitor.

Esta semana também se realizou uma reunião na biblioteca com a orientadora de estágio - Dr.ª Milena; co-orientador - Engº Lino e o tutor - Dr.º José Rodrigues.

Alteração do Plano de Estágio

O planeamento do meu estágio foi completamente alterado. Assim, ao contrário do que tinha publicado anteriormente, encontro-me já a realizar estágio curricular na Biblioteca Municipal de Vizela com orientação da presidente do Gabinete de Apoio ao Presidente (da Câmara Municipal de Vizela), dr. Dora Gaspar e acompanhamento dos Professores, Eng. Lino Oliveira e Dra. Susana Martins.

Passo a apresentar a Biblioteca Municipal Fundação Jorge Antunes(BMFJA), começando pela sua designação. Em virutde da criação do concelho de Vizela (há 10 anos); criação da Câmara de Vizela (em 2001) e, com a extinção do Serviço de Apoio a Bibliotecas da Fundação Calouste Gulbenkian, foi realizado um protocolo entre a Fundação Jorge Antunes (Instituição de Solidariedade Social), e a Câmara Municipal de Vizela, protocolo esse que continua em vigor (e justifica a designação actual da biblioteca).

Actualmente a Biblioteca conta com cerca de 4000 leitores e possui um fundo documental de cerca de 11000 exemplares. Em projecto, encontra-se já a nova biblioteca municipal, tipologia BM2, através do protocolo a elaborar com a Direcção-Geral do Livro e das Bibliotecas (DGLB).

Serviços disponibilizados

A BMFJA disponibiliza váriaos serviços, nomeadamente a consulta e leitura local de livros, jornais e revistas, documentos multimédia e empréstimo de livros.  O acesso gratuito à internet é garantido pelo posto multimédia da Fundação Jorge Antunes (FJA), bem assim como o serviço de fotocópias e de impressão de documentos.

Destaque para as actividades de promoção do livro e da leitura realizadas pela Fundação Jorge Antunes, em parceria com a biblioteca, como seja a Hora do Conto.

Utilizadores

O público-alvo da biblioteca é constituído por toda a comunidade, sendo que os utilizadores mais assíduos são o público juvenil e infantil, constituindo cerca de 60 por cento do conjunto de utilizadores. Este procura justifica-se, essencialmente, pela procura dos alunos na obtenção de ajuda para a realização de trabalhos escolares e para ocupar os seus tempos-livres. Contudo, as percentagens apresentadas e a frequência do público infantil e juvenil na biblioteca são também promovidas pelo facto da biblioteca se situar no edifício da FJA, ela própria voltada para um público juvenil e infantil, tornando-se difícil dissociar as causas da assiduidade e presença.

Recursos Humanos

São três as funcionárias da biblioteca, sendo que duas possuem habilitações técnicas profissioanais de Biblioteca e Documentação. As três desempenham funções de atendimento ao público e no que se refere ao tratamento documental executam operações de registo dos documentos e catalogação. A biblioteca não conta com técnica superior com funções de gestão da biblioteca.

Espaços

A BMFJA dispõe de espaço limitado o que implica restrições quanto à forma de organização da colecção. Apesar de estar localizada num edifício comum, a biblioteca de adultos e a infantil estão em espaços diferentes. Na de biblioteca de adultos coexistem a àrea de consulta, atendimento e espaço de trabalho, onde se encontra o material bibliográfico em livre acesso, e que conta com 24 lugares sentados.

A biblioteca infantil, situada no primeiro andar, conta com secção audiovisual com posto de visionamento de filmes e audição de música, com área de atendimento e àrea de consulta com cerca de 30 lugares sentados. No rés-do-chão, encontra-se a secção de adultos, um bar equipado com jogos colectivos e casa de banho. No segundo andar, temos a secção infanto-juvenil, um posto de informação Juvenil, sala da hora do conto, sala de reuniões e gabinete da direcção.

 Plano de Estágio

O meu projecto de estágio assenta na vertente de dinamização da biblioteca municipal, tendo como objectivos a promoção da leitura e a captação de  novos públicos. A escolha deste projecto justifica-se, do meu ponto de vista, pela alegada falta de procura da Biblioteca por parte da comunidade onde esta se insere e pelo vasto público potencial, principalmente o mais jovem.

Assim, o projecto de dinamização da biblioteca obedece à política cultural implementada pela Câmara Municipal de Vizela, sendo que este deverá traduzir-se quer na intervenção (por parte da biblioteca) das actividades já previstas pelo pelouro da Cultura da Câmara de Vizela e pela implementação de novas acções. Temos, a título de exemplo:

1. Participação (da Biblioteca) da V Feira do Livro, evento promovido pelo Município. 

1.1. Preparação de cartazes e panfletos informativos para a divulgação da Biblioteca, com chamadas da atenção para a importância do livro.

1.2. Realização de sessões de esclarecimento junto do público sobre a oferta da Biblioteca (durante a feira do livro).

1.3. Sensibilização da comunidade escolar para a importância da leitura.

2. Realização de visitas guiadas à biblioteca.

3. Sessões de esclarecimento junto da comunidade escolar sobre a oferta da Biblioteca, com formação em sala de aula.

4. Empréstimo de livros a Instituições de Solidariedade Social.