Estágio Profissional 2008

Personagens ao vento

No dia 30 de Abril, foi dada aos colaboradores das autarquias do Vale do Minho, uma formação intitulada “Personagens ao vento”. Esta formação foi realizada no Centro Cultural de Paredes de Coura. A formadora e também coordenadora da actividade foi a Tânia Pereira, responsável pelo projecto de Pedagógico das Comédias do Minho.

É uma formação que permite aos colaboradores locais adquirirem estratégias para tornarem-se monitores da actividade.

Descrição

Pode definir-se como um Atelier “visita/jogo” que pretende dar a conhecer um espaço cultural, tal como alertar os mais novos para o poder do vento, as energias renováveis e não poluentes.

O intuito é utilizar 4 personagens (barco, moinho, ventoinha e o balão) para mostrar às crianças que o vento é um elemento da natureza indispensável e que tem muitos aspectos positivos e segredos. Esses segredos estão escondidos nas personagens e irão ser desvendados com a colaboração das crianças.

Ficou estabelecido que a actividade não deverá ultrapassar os 90 minutos e que no final cada criança possa levar consigo o seu próprio moinho de vento (cata-vento), construído no atelier da biblioteca.

Objectivos

• Explorar a temática do vento do ponto de vista das energias limpas e renováveis;
• Desvendar as várias aplicações do vento de um ponto de vista criativo;
• Estimular a imaginação e a criatividade;
• Desenvolver a sensibilidade para com o mundo que nos rodeia;
• Estimular a observação, o pensamento e a acção.

Depois da formação recebida, foi colocada em prática na biblioteca Municipal, entre os dias 05 a 13 de Maio.

As escolas seleccionadas foram:

Foi entregue no final de cada acção um pequeno inquérito às educadoras, este visou recolher informações acerca dos conteúdos, da exploração temática da actividade e do desempenho do monitor.

Esta semana também se realizou uma reunião na biblioteca com a orientadora de estágio - Dr.ª Milena; co-orientador - Engº Lino e o tutor - Dr.º José Rodrigues.

Alteração do Plano de Estágio

O planeamento do meu estágio foi completamente alterado. Assim, ao contrário do que tinha publicado anteriormente, encontro-me já a realizar estágio curricular na Biblioteca Municipal de Vizela com orientação da presidente do Gabinete de Apoio ao Presidente (da Câmara Municipal de Vizela), dr. Dora Gaspar e acompanhamento dos Professores, Eng. Lino Oliveira e Dra. Susana Martins.

Passo a apresentar a Biblioteca Municipal Fundação Jorge Antunes(BMFJA), começando pela sua designação. Em virutde da criação do concelho de Vizela (há 10 anos); criação da Câmara de Vizela (em 2001) e, com a extinção do Serviço de Apoio a Bibliotecas da Fundação Calouste Gulbenkian, foi realizado um protocolo entre a Fundação Jorge Antunes (Instituição de Solidariedade Social), e a Câmara Municipal de Vizela, protocolo esse que continua em vigor (e justifica a designação actual da biblioteca).

Actualmente a Biblioteca conta com cerca de 4000 leitores e possui um fundo documental de cerca de 11000 exemplares. Em projecto, encontra-se já a nova biblioteca municipal, tipologia BM2, através do protocolo a elaborar com a Direcção-Geral do Livro e das Bibliotecas (DGLB).

Serviços disponibilizados

A BMFJA disponibiliza váriaos serviços, nomeadamente a consulta e leitura local de livros, jornais e revistas, documentos multimédia e empréstimo de livros.  O acesso gratuito à internet é garantido pelo posto multimédia da Fundação Jorge Antunes (FJA), bem assim como o serviço de fotocópias e de impressão de documentos.

Destaque para as actividades de promoção do livro e da leitura realizadas pela Fundação Jorge Antunes, em parceria com a biblioteca, como seja a Hora do Conto.

Utilizadores

O público-alvo da biblioteca é constituído por toda a comunidade, sendo que os utilizadores mais assíduos são o público juvenil e infantil, constituindo cerca de 60 por cento do conjunto de utilizadores. Este procura justifica-se, essencialmente, pela procura dos alunos na obtenção de ajuda para a realização de trabalhos escolares e para ocupar os seus tempos-livres. Contudo, as percentagens apresentadas e a frequência do público infantil e juvenil na biblioteca são também promovidas pelo facto da biblioteca se situar no edifício da FJA, ela própria voltada para um público juvenil e infantil, tornando-se difícil dissociar as causas da assiduidade e presença.

Recursos Humanos

São três as funcionárias da biblioteca, sendo que duas possuem habilitações técnicas profissioanais de Biblioteca e Documentação. As três desempenham funções de atendimento ao público e no que se refere ao tratamento documental executam operações de registo dos documentos e catalogação. A biblioteca não conta com técnica superior com funções de gestão da biblioteca.

Espaços

A BMFJA dispõe de espaço limitado o que implica restrições quanto à forma de organização da colecção. Apesar de estar localizada num edifício comum, a biblioteca de adultos e a infantil estão em espaços diferentes. Na de biblioteca de adultos coexistem a àrea de consulta, atendimento e espaço de trabalho, onde se encontra o material bibliográfico em livre acesso, e que conta com 24 lugares sentados.

A biblioteca infantil, situada no primeiro andar, conta com secção audiovisual com posto de visionamento de filmes e audição de música, com área de atendimento e àrea de consulta com cerca de 30 lugares sentados. No rés-do-chão, encontra-se a secção de adultos, um bar equipado com jogos colectivos e casa de banho. No segundo andar, temos a secção infanto-juvenil, um posto de informação Juvenil, sala da hora do conto, sala de reuniões e gabinete da direcção.

 Plano de Estágio

O meu projecto de estágio assenta na vertente de dinamização da biblioteca municipal, tendo como objectivos a promoção da leitura e a captação de  novos públicos. A escolha deste projecto justifica-se, do meu ponto de vista, pela alegada falta de procura da Biblioteca por parte da comunidade onde esta se insere e pelo vasto público potencial, principalmente o mais jovem.

Assim, o projecto de dinamização da biblioteca obedece à política cultural implementada pela Câmara Municipal de Vizela, sendo que este deverá traduzir-se quer na intervenção (por parte da biblioteca) das actividades já previstas pelo pelouro da Cultura da Câmara de Vizela e pela implementação de novas acções. Temos, a título de exemplo:

1. Participação (da Biblioteca) da V Feira do Livro, evento promovido pelo Município. 

1.1. Preparação de cartazes e panfletos informativos para a divulgação da Biblioteca, com chamadas da atenção para a importância do livro.

1.2. Realização de sessões de esclarecimento junto do público sobre a oferta da Biblioteca (durante a feira do livro).

1.3. Sensibilização da comunidade escolar para a importância da leitura.

2. Realização de visitas guiadas à biblioteca.

3. Sessões de esclarecimento junto da comunidade escolar sobre a oferta da Biblioteca, com formação em sala de aula.

4. Empréstimo de livros a Instituições de Solidariedade Social.

A EFAFLU possui implementado o Sistema de Gestão da Qualidade, no que respeita as normas NP EN ISO 9001:2000.

O trabalho realizado nestas duas primeiras semanas resume-se basicamente ao Estudo Orgânico - Funcional. Sendo, então possível, entrar em contacto com os colegas funcionários, bem como com os responsáveis de departamento; conhecer as instalações; analisar o modo de organização do arquivo; analisar a documentação do Sistema de Gestão de Qualidade; analisar os organogramas e os fluxogramas; perceber o fluxo de informação em todos os processos.

Em simultâneo a esta fase de estudo/análise, foi efectuada uma fase de diagnóstico, em que foi possível averiguar que o organograma e as funções descritas no Manual da Qualidade e Manual de funções, respectivamente, não se mantiveram com o tempo. Visto que a ultima revisão aos mesmos data de 2005, haverá então necessidade de reajustar essas informações consignadas nestes manuais por meio de inquéritos/entrevistas a efectuar nas próximas semanas.

Por necessidade de melhor se poder identificar as secções e subsecções a elaborar no Quadro Orgânico - Funcional, construímos um novo organograma que retratasse a realidade das dependências hierárquicas da EFAFLU. Autorizado e por fim aprovado pelo Eng. António Ricca.

Sabendo que sempre que há uma alteração no modo de produção documental, faz-se um novo quadro orgânico - funcional. É de inteiro interesse, portanto, a criação de dois quadros orgânicos - funcionais, um que respeita a 2003-2005 e outro a 2008-… .

A semana iniciou-se com uma visita ao Arquivo Histórico da Câmara Municipal do Porto, onde fui recebida pela Dra. Rute Reimão, por indicação da Dra. Teresa Araújo. A finalidade desta deslocação prendeu-se com a necessidade de verificar e tomar contacto com  a documentação cartográfica. Assim tive uma verdadeira aula de descrição cartográfica, onde pude verificar e acompanhar a elaboração da descrição cartográfica e acondicionamento dos documentos depois de tratados convenientemente.

No decorrer da semana ocorreu uma sessão de esclarecimento de forma espontânea, com a Dra. Ana Rosa (pessoa também responsável pelo Arquivo Intermédio da Lota, e que me tem prestado ajuda sempre que é necessário esclarecer uma dúvida de resposta rápida), acerca da Avaliação Documental, tema também a ser tratado no estágio.

Os temas abordados nesta sessão informal foram: amostragem das diferentes tipologias de documentos e selecção dos mesmos para eliminação, mediante uma tabela específica, contida em portaria camarária produzida para o efeito. Foi abordado neste tema a falta de eficácia desta tabela, pois há documentação própria produzida pelas câmaras, que não é comtemplada na tabela, sendo que, os documentos aguardam autorização por parte da Torre do Tombo, para se procedeu à sua eliminação.

Nesta semana, tive oportunidade de fazer a 1ª requisição de material de trabalho necessário à descrição cartográfica, aos serviços camarários: Papel manteigueiro e fitas de nastro.  O papel manteigueiro acid free, para protecção dos documentos, e a fita de nastro para atar os documentos, uma vez que estes se encontram enrolados. (Não sei se será possível publicar fotografias no blog, pois iria permitir a ilustração do trabalho desenvolvido, e compreensão do mesmo de forma mais imediata).

A par das actividades que foram sendo desenvolvidas (pelo meio tivemos a queima das fitas), a actividade principal decorreu sem percalços e num ritmo normal. De salientar ainda nesta semana uma alteração efectuada na base de dados do Acess, onde se acrescentou dois novos campos, ficando assim a descrição dos documentos mais completa. Esta alteração foi supervisionada e aprovada pela Dra. Teresa Araújo.

Avaliação da semana:

Pontos positivos:

• A visita ao Arquivo Histórico do Porto, e o seu magnífico edifício datado do Séc. XIV.
• Conhecer a Dra. Rute Reimão: uma Senhora extremamente culta e simpática e ainda duas Senhoras que são Técnicas Superiores,  D. Isabel e D. Olinda que se mostraram muito soliciatas em tudo o que questionei.
• Contacto com os Serviços Camarários de requisição de material (uma outra realidade inerente ao arquivo)
• Aprovação trabalho desenvolvido até ao momento pela Dra. Teresa Araújo.

Pontos Negativos:

• Tempo insuficiente para o desenvolvimento das actividades, devido ao horário de funcionamento do arquivo.

O resumo semanal desta semana de estágio não pode ser muito elaborado visto que, como planeado, o estágio começou na quarta-feira dia 7 de Maio de 2008. Estes três primeiros dias e como planeado no projecto de estágio foram de conhecimento da instituição e de análise ao funcionamento do programa desenvolvido pela Cimsoft, o MediaDoc.  

O produto MediaDoc é uma base de dados de introdução e recuperação de dados com um motor de busca próprio, que se encontra dividido em 13 menus na tabela superior permitindo a introdução de novos documentos através da digitalização, da criação de novos documentos, email´s, etc. Permite também a introdução dos nomes e dados de entidades e colaboradores pertencentes a uma actividade ou organização. Esta actividade de análise ao funcionamento do programa foi feito utilizando alguns recursos e pesquisas na internet. Os recursos utilizados foram o estagiário e o tutor, como recursos humanos e o computador com ligação à internet e à base de dados MediaDoc, como recursos materiais. 

Foi uma semana de estágio curta por apenas terem sido executados três dias de trabalho, no entanto, permitiu ao estagiário uma integração e conhecimento da empresa na qual está a desenvolver o projecto.

NOTA: Como nota, apenas refiro que já foi alterada no meu post anterior o tema da base de dados a desenvolver pelo estagiário, sendo agora alimentar e não ambiental.

De acordo com o já referido, o estágio começou na passada quarta-feira, dia 7.

Estes primeiros dias serviram essencialmente para integração em ambiente de trabalho na instituição de estágio e para estabelecer um primeiro contacto na utilização do MediaDoc com a exploração das suas funcionalidades.

As dificuldades encontradas até ao momento, prenderam-se essencialmente na questão da integração. Contava com um maior “acolhimento”, uma maior disponibilidade do tutor nestes primeiros dias. De facto não houve de todo e, quando “confrontada” com a necessidade de alteração do plano de estágio, supreendeu-me um pouco (pela negativa) uma vez que, tinha optado por “esta empresa de informática” pela vertente do plano de estágio oferecido, tentando distanciar-me das Bibliotecas e Arquivos.

Desta forma o desvio ao planeamento outrora feito no Projecto de Estágio para a disciplina de Gestão de Projectos, surgiu logo de início, com a reformulação do plano de estágio. Este novo plano centrar-se-á na elaboração de um Tesauro Jurídico e na sua adequação e integração no produto MediaDoc.

Após uma análise ao produto MediaDoc, é possível transmitir que este sistema de gestão documental contempla algumas funcionalidades como por exemplo a gestão de: e-mail, agenda, registos, documentos, etc. Integra uma Base de Dados sobre a qual a recuperação de informação (RI) não é realizada mediante linguagens controladas, sendo livre. O MediaDoc permite a criação de documentos, sobre o qual actualmente esta vertente tem vindo a ser explorada pelos técnicos. Estando a criação de documentos em ambiente de openoffice, foi levantada a questão da noção de tesauro no openoffice ser diferente da noção na área da gestão documental. No openoffice é associado como sinónimos.

A criação do tesauro jurídico surge face à pertinência da RI em clientes advogados. Procedi a pesquisas na Web para fundamentar a importância do tesauro e de linguagens controladas na RI. Está prevista uma reunião com um cliente advogado, em data ainda não definida, para abordar este assunto.

Iniciei a recolha de conceitos de terminologia jurídica. Inicialmente a pesquisa de termos centrou-se em instituições jurídicas em Portugal.

Num próximo post, colocarei a listagem da bibliografia da informação recuperada e que será posteriormente alvo de análise tanto acerca da temática dos tesauros como dos termos jurídicos.

Contudo, a prioridade actualmente e a tarefa a realizar nos próximos dias será a recolha dos termos jurídicos e posteriormente o seu relacionamento.

Como previsto, o estágio teve início na passada quarta-feira, dia 7.

Dada a complexidade do plano de estágio, proposto inicialmente pela instituição acolhedora de estágio, e face a duração que este exige e uma vez evidenciado pelo tutor de não ser adequado para as 160horas de estágio, foi definido um novo plano pelo tutor.

O novo plano de estágio a desenvolver consiste na elaboração de um tesauro jurídico e “planear” a integração e aplicabilidade do mesmo, no produto MediaDoc.

Boa tarde,

O meu Estágio Profissional, está já a decorrer na Biblioteca Municipal Doutor José Vieira de Carvalho. Será orientado pelo Eng.º Lino Oliveira e co-orientado pela Dr.ª Susana Martins. Na instituição quem me irá apoiar será a Dr.ª Suzana Sousa Silva.

A Biblioteca é uma Biblioteca Municipal, e está instalada no edifício do Fórum da Maia desde 1994 e foi inaugurada pelo Secretário de Estado da Cultura da altura, Dr. Pedro Santana Lopes.

A principal missão da BMDJVC, é proporcionar localmente o acesso à informação e à construção do conhecimento da população da Maia, estimulando a riqueza e desenvolvimento da comunidade, de forma a ir ao encontro das expectativas e necessidades informacionais, proporcionando deste modo um papel activo na sociedade aos indivíduos.

A Instituição é constituída por três espaços distintos: auditórios, galerias e a Biblioteca. A zona da Biblioteca tem a capacidade para mais de 250 000 volumes que estão distribuídos por quatro pisos. Está dividida em duas grandes áreas: áreas de acesso público como a área de exposições, a recepção, a secção infanto-juvenil, secção de adultos, sala polivalente, destinada a palestras, seminários, conferências, e áreas de acesso restrito, como o gabinete da direcção, gabinete do serviço técnico, assessoria, área do depósito, entre outros.

A Biblioteca está aberta de Terça a Sexta-Feira, das 9:15 até às 18:30 e aos Sábados das 9:30 às 16:30. Está encerrada às Segundas e aos Domingos.

Num primeiro plano será então feito um reconhecimento á Biblioteca, onde irei passar por todas as secções para um maior conhecimento dos serviços prestados e só depois irei então focar-me numa temática, que em princípio será no serviço de extensão cultural ou no serviço público de leitura.

De acordo com o que estava estabelecido, no dia 30 de Abril, fui a uma formação para posteriormente realizar actividades na biblioteca municipal de Monção.

Tipo de Actividade: Visita Guiada /Ateliê
Público-alvo: Alunos do Ensino Pré-Escolar
Duração: 90 minutos
Lotação: 1 turma

DESCRIÇÃO DA ACTIVIDADE

Sensibilizar para as questões ambientais e valorizar o vento enquanto energia limpa e renovável é o desafio desta actividade, onde o público é convidado a descobrir as diferentes aplicações do vento, de um ponto de vista criativo.

A visita concretiza-se no interior das quatro personagens: barco, moinho, ventoinha e balão. Personagens movidas pelo vento, que escondem segredos e mistérios de brisas, ventos e ventanias que, passo a passo, as crianças vão descobrindo, usando os sentidos e muita imaginação.

Desvendadas todas as personagens e descoberto o vento em todas elas, tem início o ateliê. As crianças são convidadas a construir um cata-vento que as ajudará a levar um bocadinho de vento para casa, para que nunca mais se esqueçam que o vento está presente em muitos momentos do nosso dia-a-dia: desde a luz que utilizamos nas nossas casa ao pão que todos os dias comemos.

OBJECTIVOS PEDAGÓGICOS

Explorar a temática do vento do ponto de vista das energias limpas e renováveis;
Desvendar as várias aplicações do vento de um ponto de vista criativo;
Estimular a imaginação e a criatividade;
Dar a conhecer um espaço cultural/Biblioteca
Desenvolver a sensibilidade para com o mundo que nos rodeia;
Estimular a observação, o pensamento e a acção.

A actividade foi concebida segundo uma perspectiva de educação não formal, pelo que a relação a estabelecer com os participantes deverá ser no sentido da interactividade e liberdade criativa e não num sentido didáctico / escolar.

A EFAFLU Bombas e Ventiladores, S.A. é uma empresa nacional privada sediada na Póvoa de Varzim, vocacionada para o desenvolvimento, produção, comercialização, apoio técnico e serviços pós-venda de bombas, ventiladores, centrais de combate a incêndios, centrais de abastecimento de água, centrais elevatórias de efluentes e sistemas de pressurização.

No estágio a desenvolver pretende-se levar a cabo as seguintes actividades:

1. Estudo orgânico-funcional do Sistema de Informação EFAFLU;
2. Realização de questionários e análise dos dados recolhidos;
3. Criação de um quadro de classificação orgânico-funcional;
4. Representação do ciclo de vida dos documentos nos seus variados processos;
5. Descrição documental de nichos de documentação cuja disponibilização seja urgente para a EFAFLU;
6. Criação de uma base de dados para inserção da descrição documental realizada;
7. Preparação e realização de testes de recuperação da informação em funcionários da EFLAFLU e análise de resultados.

Estas actividades tem por base, todo um processo de diagnóstico e análise de necessidades, em que se pretende encontrar e avaliar problemas, reconhecer prioridades, conceber e implementar soluções.

Com a realização deste estágio espera-se a consolidação dos conhecimentos teóricos apreendidos ao longo da licenciatura, aplicando-se conhecimentos de descrição, classificação, métodos estatísticos e desenvolvimento de bases de dados. O nosso objectivo é contribuir para a melhoria do desempenho da EFAFLU e, simultaneamente, adquirir competências profissionais que nos permitam uma maior aptidão para o mercado do trabalho.